Cum să E-Comunici. 3 Tipuri de implicare și impactul lor

Să recunoaștem: e mai dificil să construim relații  prin e-mail decât față în față.

Astăzi, întânirile cu managerul, cu colegii sau cu clienții se desfășoară în mare în zona virtuală. În această formă a interacțiunilor, compunerea unui mesaj eficient și persuasiv a devenit foarte importantă.

Când nu comunici față în față,  oamenii dezvoltă rapid impresii despre personalitatea ta, pe baza unor informații foarte limitate. De aceea, când scrii emailuri / mesaje sau când le citești pe cele primite, fii atent la:

1. Tonul conversației
2. Implicare (a ta și a celuilalt) în conversație

TONUL FACE MUZICA

Sunt 2 TIPURI DE TONURI ÎNTR-O CONVERSAȚIE: pozitiv și negativ.

Comunicarea în TON POZITIV este transmisă prin:

• Expresii: „Acest lucru este grozav”, „Îmi place foarte mult ‚” „Mulțumesc foarte mult”
• Felicitări sau încurajări: „Dragă X, mă bucur că…”, ”Apreciez ce ai făcut…”, ”Este grozav că …”
• Închideri: „Cele mai bune urări” , ”Cu prețuire…”, ”Cu prietenie”…
• Precum și prin emoji – cum ar fi fețele zâmbitoare (dacă relația îți permite)

Comunicarea în TON NEGATIV se transmite prin negații, care arată existența unor probleme și îngrijorări, precum:

• „Nu cred că …“, „Aceasta este o problemă”, „Nu sunt mulțumit de…”
• „Mă preocupă”, „ Nu asta mă așteptam ”, „ Există bariere în … ”

De asemenea, esențial în construirea (și dezvoltarea) unei relații prin e-comunicare este ca partenerii de dialog să arate implicare în conversație.

TIPURI DE IMPLICARE ÎN RELAȚIE

3 TIPURI DE IMPLICARE pot fi măsurate prin cuvintele tale sau ale interlocutorului: implicare emoțională, implicare socială și implicare în atingerea obiectivelor.

1. IMPLICAREA EMOȚIONALĂ – e dată de tonul pozitiv sau negativ. Important este însă raportul dintre cele două. Dacă expresiile negative predomină, este evidentă starea emoțională (a ta sau a partenerului de e-comunicare). Așadar, este important nu atât prezența expresiilor care dau tonul negativ sau pozitiv, ci numărul lor
2. IMPLICAREA SOCIALĂ – este dată de numărul de pronume prezente în conversație. Pronumele reflectă atenție asupra oamenilor mai degrabă, decât asupra obiectelor sau a conceptelor ori soluțiilor. Cu cât sunt mai prezente pronumele personale în conversație, cu atât discuția e mai centrată pe oameni

Interesante sunt pronumele la persoana întâi. Dacă unul dintre comunicatori (tu sau celălalt) folosește des „Eu, al meu”, asta reflectă o auto-focalizare nevrotică sau dominația.

Poți formula ca în conversația naturală – de exemplu: „Cred că acest lucru ar putea funcționa.” în loc de ”Eu cred că acest lucru ar putea funcționa.”

Ordinea ideală de utilizare a pronumelor personale (mai ales în negociere) este:

• primul pronume să fie – „tu”
• al doilea – „noi”
• al treilea – „eu”
• al patrulea – „ei”

Așadar, numărul total de pronume din e-conversație este o reflectare a implicării sociale (a ta sau a partenerului de discuție). Iar persoana la care e folosit pronumele spune multe despre personalitatea noastră.

Atenție!

• Nu folosi ”eu” (pentru că scrii mesajul) dacă, de fapt, e vorba de munca echipei din care faci parte sau pe care o conduci
• Nu da ultimatum-uri. Limbajul impulsiv te îndepărtează de partenerul de dialog
• În plus, oamenii poartă în spate un rucsac în care au un bullshit detector mare cât un frigider american și se prind dacă, sub hainele ”amabilității”,  ești arogant sau crezi că doar tu deții soluția (chiar dacă e așa). Ghidează-l pe celălalt să aleagă soluția propusă de tine – în care crezi și ai convigerea că i se potrivește (lui, nu ție). Puțină smerenie nu a omorât pe nimeni

Ai putea spune:

”Dragă X,

Sunt fericit să-ți spun că am analizat cu echipa mea o serie de soluții, pentru ca tu să obții rezultatele pe care le dorești. Sunt foarte dornic să aud care sunt gândurile tale despre … (soluția sau soluțiile propuse).”

3. IMPLICARE ÎN ATINGEREA OBIECTIVELOR – este dată de verbele folosite. Verifică toate verbele (cuvintele care exprimă acțiune) din corespondență și folosește-le pe cele puternice: a lucra, a discuta, a (ne) întâlni, a alinia, a rezolva, etc. Verbele  reflectă întotdeauna implicare în sarcini. Cu cât sunt mai multe, mai articulate și exprimă dinamism, cu atât ești mai implicat (la fel și persoana de dialog).

Toate recomandările de mai sus sunt valabile și pentru conversațiile față în față.

Acum,

Examinează cel puțin 3 schimburi de emaluri între tine și altă persoană, utilizând aceste 3 INDICII și TONUL folosit.

• Esti îndeajuns de  implicat?
• Este cealaltă persoană implicată în proces?
• Pe ce dimensiuni: emoțional, social, sarcină?

Vei avea tabloul relației vostre din acest moment.

De asemenea,

Fii atent CUM formulezi (și cum sunt formulate de către celălalt) mesajele viitoare. Iar dacă observi la cealaltă persoană lipsa celor 3 INDICII, nu te descuraja! Formulează, astfel încât să dai un mesaj clar referitor la implicarea ta. Iar dacă tonul și implicarea celuilalt nu se schimbă, este clar că ceva nu funcționează: ori nu e momentul potrivit, ori are un blocaj (financiar, de statut sau de altă natură), ori nu-l interesează.

Acum, că știi aceste lucruri, poate îți va lua ceva mai mult timp să scrii următoarele emailuri (sau să le citești pe cele primite) dar, după un timp îți va deveni obicei.

Și nu uita!

ÎNCEPE MESAJELE ÎNTR-UN TON POZITIV

De ce?

Pentru că altfel vei transmite un ton general sumbru și negativitate celeilalte persoane, iar tot ce va urma va fi interpretat ca negativ. Așadar, începe într-o notă pozitivă

NEGATIVUL NU E GREȘIT ÎN SINE – unele lucruri trebuie îndreptate și e important să le numim pentru a ști exact ce să facem. Important este însă CUM îl folosești.

Iată încă un exemplu:

Ai putea spune: ”Nu mi-ar plăcea să amâni …..” sau ”Mi-ar plăcea să nu amâni….” Ai spus același lucru, doar că n-ai început într-un ton negativ.

La fel și: ”Nu cred că funcționează asta …”sau ”Cred că nu funcționează dar ar putea funcționa (și altceva) ….”

VIZEAZĂ UN RAPORT DE 2 LA 1 ÎN TONUL POZITIV-NEGATIV 

De ce?

Pentru că, indiferent dacă ne dăm seama sau nu, oamenii dezvoltă rapid impresii despre personalitatea noastră, pe baza unor informații foarte limitate.

Având în vedere ubicuitatea comunicării electronice, e important să fii proactiv în ceea ce privește cultivarea și îmbunătățirea stilului tău de comunicare. Dacă mizezi doar pe instinct sau doar pe ceea ce funcționează bine în întâlnirile față în față, în comunicarea electronică poate fi interpretat greșit.

Cei care sunt pe pilot automat când compun și răspund la e-mailuri sau la sms-uri / mesaje whatsapp, pot avea rezultate slabe. Folosește ideile de aici pentru a construi relații!

Îți doresc dialoguri și e-conversații reușite!