O bună pregătire a unei conversații profesionale importante îți oferă atât argumente, cât și claritate atunci când conversația începe să capete viață proprie.
Conversațiile profesionale importante pot fi o negociere, o întâlnire cu un decident, o discuție despre rol sau bani, o cerere, un feedback sensibil, o propunere de parteneriat, un refuz pe care trebuie să-l formulezi sau o întâlnire după care știi sau speri că ceva se va schimba.
Se pregătește înainte să înceapă, prin clarificarea mizei, înțelegerea interlocutorului, anticiparea punctelor sensibile și alegerea ideii care trebuie să rămână după ce discuția s-a încheiat.
Pare simplu până intrăm în cameră. Atunci apar emoția, graba, dorința de a fi convingători, teama de un refuz, nevoia de aprobare, o întrebare pe care n-am anticipat-o și talentul extraordinar al minții de a ne reaminti, exact când nu avem nevoie, ce am fi putut să spunem mai bine.
De ce conversațiile importante se decid și înainte să înceapă
În discuțiile cu miză, oamenii tind să se pregătească pentru ce vor să spună. Își ordonează argumentele, își caută exemplele, repetă formulări, adună informații și, uneori, pregătesc suficient material cât să supraviețuiască fără probleme unei conferințe de trei zile.
Numai că o conversație profesională este un schimb, iar valoarea pregătirii apare tocmai în momentul în care celălalt spune ceva ce nu era în scenariu.
De aceea, întrebarea „Ce vreau să spun?” este prea mică pentru o conversație importantă.
Mai util este să știm ce vrem să existe la capătul ei.
- Poate vrem o decizie.
- Poate vrem ca interlocutorul să înțeleagă o problemă pe care până atunci a privit-o diferit.
- Poate vrem să deschidem o posibilitate, să schimbăm termenii unei relații, să punem o limită, să obținem o informație sau să construim suficientă încredere pentru ca dialogul să continue și după acea întâlnire.
Când acest lucru este clar, sunt șanse ca mesajele să se ordoneze în mintea noastră.
Altfel, putem spune foarte multe lucruri inteligente și să ieșim din conversație cu satisfacția că ne-am exprimat impecabil, dar fără rezultatul pentru care am intrat în ea.
O conversație profesională importantă are aproape întotdeauna mai multe niveluri, de aceea pregătirea începe prin clarificarea mizei. În lipsa acestei clarități, oamenii negociază uneori cu ei înșiși în timp real. Pornesc convinși de un lucru, întâlnesc rezistență, încep să explice mai mult, fac o concesie ca să recâștige confortul conversației și, douăzeci de minute mai târziu, descoperă că s-au îndepărtat singuri de ce considerau important.
Pregătirea îți oferă un punct de sprijin, nu ce va face interlocutorul. Dar îți amintește ce trebuie să știi tu despre propria poziție atunci când el face ceva neașteptat.
Cum înțelegi ce contează pentru interlocutor
Una dintre cele mai valoroase forme de pregătire este să ieși puțin din mintea ta.
În mod natural, înaintea unei discuții importante ne gândim foarte mult la noi: ce vom spune, cum vom fi percepuți, ce răspuns vom primi, ce riscăm, dacă avem suficiente argumente.
Interlocutorul vine însă cu propria hartă. Are obiective, presiuni, limite, interese, riscuri, o poziție în organizație și, uneori, lucruri pe care nici măcar nu le poate decide singur.
Cercetările despre negocieri au arătat că perspective taking, acea capacitate de a privi situația din perspectiva celuilalt, îi ajută pe oameni să identifice mai bine interesele ascunse și posibilitățile de acord. În trei studii, participanții care au folosit această perspectivă au avut rezultate mai bune în identificarea soluțiilor și în negocierea resurselor.
Perspective taking nu înseamnă să fii de acord cu celălalt, ci să înțelegi suficient de bine cum vede el situația încât răspunsul tău să se adreseze realității lui, nu doar argumentelor tale. Iar de aici conversația începe să devină cu adevărat strategică.
Ce întrebări să ai în minte când te pregătești pentru o întâlnire importantă
Înaintea unei conversații importante avem tendința să adunăm dovezi, apoi încă una și una de rezervă, în caz că primele șapte nu produc efectul dorit. Fără dubiu, argumentele contează, dar uneori o întrebare bună scurtează zece minute de explicații.
Întrebările ne ajută să aflăm unde este problema reală, ce lipsește, ce îl preocupă pe celălalt și dacă discutăm despre același lucru. În plus, ele mai au un rol: ne împiedică să intrăm în conversație convinși că știm deja ce urmează.
Mintea noastră poate construi cu o eficiență remarcabilă scenarii complete din trei informații și o expresie facială.
- „Sigur va refuza.”
- „Probabil s-au decis deja.”
- „Nu mă apreciază.”
- „Vrea să mă împingă spre altceva.”
Poate da sau poate nu. Însă doar pregătirea bună lasă loc realității să intre în conversație.
De aceea, înaintea argumentelor merită să știm ce avem nevoie să aflăm. Acolo se află diferența dintre un discurs pregătit și o conversație pregătită.
Cum te pregătești pentru ce nu poți anticipa
O conversație importantă va conține aproape întotdeauna ceva ce nu ai prevăzut. Altfel, ar fi o prezentare cu două persoane.
Interlocutorul poate ridica o obiecție neașteptată, poate schimba subiectul, poate aduce o informație nouă, poate cere o decizie pe loc sau poate reacționa mult mai pozitiv decât te așteptai. Și iată cum, uneori problema apare chiar în direcția opusă celei pentru care ne pregătisem atât de conștiincios. Am construit o întreagă strategie pentru un posibil refuz și primim un „da” în primele cinci minute.
După care trebuie să ne amintim ce vrem să facem cu el.
Așadar, pregătirea nu poate controla conversația însă poate crește capacitatea noastră de a rămâne clari când ea își schimbă direcția. Asta înseamnă să intrăm suficient de bine ancorați în miză încât să ne putem organiza mintea fără să ne pierdem poziția. Flexibilitatea este mult mai utilă când are un punct stabil în jurul căruia se poate mișca.
Greșeli frecvente înaintea unei conversații profesionale importante
De fapt, sunt greșeli și sunt confuzii, iar una dintre cele mai mari confuzii înaintea unei conversații importante este să confundăm pregătirea cu memorarea. Dacă repetăm o conversație cuvânt cu cuvânt, riscăm să intrăm în ea foarte bine pregătiți pentru o versiune care nu va exista niciodată.
Cât privește greșelile, prima ar fi să intri în conversație fără o miză suficient de clară. „Vreau să vorbim despre…” descrie tema, dar spune însă foarte puțin despre rezultatul dorit. Mai apare graba de a demonstra și un alt risc este să intri cu verdictul deja scris despre interlocutor. Dacă ai decis dinainte că va fi ostil, fiecare întrebare va suna mai agresiv, dar dacă ai decis că este favorabil, poți trece ușor peste semnale care spun altceva.
Dar cea mai costisitoare greșeală este să uiți că o conversație profesională importantă are și un „după”.
Poți câștiga argumentul și deteriora relația sau poți obține răspunsul dorit într-un mod care face următoarea conversație mult mai dificilă. Uneori rezultatul unei discuții se vede cu adevărat abia la următoarea.
Ce poți face concret înainte să intri în conversație
Pregătirea strategică a unei conversații importante înseamnă mult mai mult decât o listă de întrebări bifate înainte de întâlnire. Situația, interlocutorul, raportul de putere, istoricul relației și miza schimbă radical felul în care merită construită pregătirea.
Într-o conversație cu miză, oamenii văd doar partea vizibilă: întrebările, răspunsurile, tăcerile, argumentele și decizia de la final. În spatele unei conversații bine conduse există însă claritatea cu care ai intrat în ea.
De aceea, conversația importantă începe înainte să spui primul cuvânt, când știi de ce ești acolo, ce merită spus și ce poate rămâne pentru altă dată. Iar asta face pregătirea valoroasă, căci conversația poate rămâne imprevizibilă, dar tu intri în ea mai puțin nepregătit pentru imprevizibil.
Despre Laura Dragomir
Laura Dragomir este strateg de comunicare în business, cu 30 de ani de experiență în televiziune și moderare și 15 ani de experiență în business. Lucrează cu organizații și cu oameni care iau decizii: lideri, antreprenori, profesioniști ambițioși, care vor să transforme comunicarea într-un avantaj strategic prin mai multă claritate, autoritate, coerență și impact real.
Prin arhitectura Powerful Communication, oferă traininguri de comunicare strategică, consultanță strategică 1:1, servicii de Speaker & Moderator și Brand Presence. Dacă vrei să îți clarifici mesajul, poziționarea sau prezența executivă, poți începe de aici.