Ghid de Comunicare Eficientă cu Echipele care Lucrează la Distanță
Comunicarea cu echipele care lucrează la distanță poate fi mai ușor de gestionat pentru marile corporații, al căror personal are adesea un rol bine definit. Dar angajații firmelor mai mici au de îndeplinit mai multe sarcini, ceea ce înseamnă că o comunicare eficientă este esențială pentru ca managementul să fie sigur că fiecare membru al echipei înțelege prioritățile firmei și știe exact pe ce sarcini să se concentreze. Însă oricum este construită afacerea, este important ca toți membrii echipei să știe cum să comunice eficient de la distanță. Cu atât mai mult cu cât se pierd multe dintre aspectele comunicării face-to-face. Limbajul corpului și vocea – elemente esențiale în comunicare, nu pot fi valorificate, astfel încât înțelegerea implică un efort mai mare. Sunt mereu necesare clarificări, pentru ca managementul să se asigure că este în aceeași parametri de comunicare cu echipa, chiar dacă acest proces necesită timp suplimentar. Toți am auzit: comunicarea este cheia. Însă când lucrezi cu echipe la distanță, e vitală. Adevărat, ideea fiecăruia despre o bună comunicare poate varia, de aceea este important să vă asigurați că toată lumea înțelege exact mesajele. Comunicarea trebuie să fie echilibrată. Pe de o parte, evitați supra comunicarea. Prea multe emailuri, apeluri telefonice și mesaje ar putea scădea productivitatea angajaților. Pe de altă parte, nu neglijați angajații aflați la distanță, doar pentru că nu îi vedeți la față. Nu lăsați să treacă ziua fără să vorbiți cel puțin o dată cu un membru al echipei. Important este să selectați și canalul de comunicare potrivit pentru mesaje și acordați fiecăruia un scop. Un email este cea mai bună alegere pentru trimiterea de instrucțiuni complexe, deoarece informația poate fi salvată, imprimată și readusă în discuție ori de câte ori este necesar. Însă când e vorba de informații sensibile sau care trebuie să ajungă instant la destinatar, apelul telefonic sau chatul sunt mai utile și aveți și confirmarea că angajatul a primit mesajul. La urma urmei, este mai eficient să vorbești la telefon decât să tastezi 5 minute un mesaj. Cu atât mai mult cu cât sunt momente în care trebuie să răspundeți în timp util oamenilor, atunci când așteaptă un răspuns pe care doar dumneavoastră îi puteți da. Știți pe cineva căruia îi place să fie ignorat? Când lucrați la distanță, este necesar să fiți disponibil pentru conversație și răspunsuri la întrebări. Comunicarea nu este o stradă cu sens unic. Comunicați echipei care este cea mai bună modalitate de a vă contacta și perioada în care sunteți disponibili. De asemenea, oferiți angajaților posibilitatea de a interacționa cu colegii lor, căci comunicarea eficientă nu se rezumă doar la angajat și managerul său. Pentru ca personalul să înțeleagă pe deplin operațiunile companiei, prioritățile și strategia, aceștia trebuie să aibă discuții continue cu ceilalți membri ai echipei. Iată un scurt ghid pentru manageri, care poate asigura o comunicare eficientă cu echipele care lucrează remote. 1. Dezvoltați-vă abilități de comunicare Niciun canal de comunicare nu va funcționa dacă nu depuneți eforturi în dezvoltarea abilităților de comunicare. Adevărul este că tuturor ne place să ne gândim la noi înșine ca la niște comunicatori excelenți – dar întotdeauna putem îmbunătăți această abilitate. Important este ca toată lumea să se exprime clar, rapid și concis, pentru că interacțiunile online sunt foarte diferite de cele personale – sunt cu adevărat două lumi separate. 2. Online Chat Chatul este mult mai eficient decât lanțurile de e-mailuri lungi și, în plus, este mai eficient. Atunci când discutăm cu cineva în timp real, este mult mai interactiv, simțim că avem o conversație reală, umană. Momentul reacțiilor este mult mai rapid și mai natural. În plus, câteodată trebuie adresată urgent o întrebare. Un lucru de care trebuie să țineți cont este faptul că textul scris nu are semnale subtile de conversație. Cu chatul trebuie să fii atent cum vor fi interpretate cuvintele, pentru a nu fi înțelese greșit. De aceea, există o mulțime de emoticoane și gif-uri – care pot fi utile în transmiterea nuanțelor corecte. Multe echipe aflate la distanță constată că a utiliza emoticoane sau emoji poate uneori să ajute la umanizarea, clarificarea sau luminarea tonului unui mesaj, dar acest lucru depinde de cultura companiei și de ceea ce este sau nu este considerat profesional. 3. Videoconferințele Deși nu este productiv să participi la videoconferințe interminabile, întâlnirile video vă ajută să vă conectați echipele aflate la distanță. Dar de unde știți dacă este necesară sau nu o videoconferință? Iată o regulă generală bună: dacă nu puteți transmite un mesaj în câteva propoziții, atunci probabil că este timpul să inițiați un apel video. În plus, când nu vă vedeți colegii de zi cu zi, videoconferințele sunt destul de practice. Puteți interacționa mai ușor și tot ce aveți nevoie este o conexiune rapidă la internet. O problemă ar putea fi că unii angajați călătoresc, deci internetul rapid nu este întotdeauna o garanție. Soluția ar fi o bună coordonare a timpului când puteți iniția un apel video. 4. Comunicarea prin email Emailul nu este la fel de eficient ca chat-ul sau videoconferința însă dacă cineva nu este online, este o opțiune. În plus, dacă trimiteți un e-mail unei persoane din afara companiei dvs. și doriți să puneți în CC un membru al echipei, emailul are cu siguranță sens. Comunicarea prin email poate dura mai mult timp și nu este la fel de interactivă ca alte canale de comunicare. Mai mult, una dintre cele mai mari capcane ale comunicării scrise este susceptibilitatea de a fi interpretat sau înțeles greșit. Fără indicii vizuale și verbale, cum ar fi expresia feței, limbajul corpului, intonația și alte semnale pe care le folosim pentru a determina sensul comunicării, mesajele pot uneori să fie percepute ca reci, furioase sau nepoliticoase, chiar și atunci când nu aceasta a fost intenția. Însă, cum am spus, un emaileste cea mai bună alegere pentru trimiterea de instrucțiuni complexe, deoarece informația poate fi salvată, imprimată și readusă în discuție ori de câte ori este necesar. 5. Utilizați instrumentele de gestionare a sarcinilor Atunci când membrii echipei nu sunt toți în aceeași locație – și pot lucra la ore diferite – este