Cultura Clarității în Comunicare

Mesajele laconice creează confuzie.

Mai ales în lumea COVID-19, care ne privează de întâlnirile față în față iar comunicarea se desfășoară într-o proporție covârșitoare electronic (pe e-mail, mesaje pe aplicații) – un angajat răspunde la peste 60 de e-mailuri în fiecare zi.

În această nouă cultură a comunicării rapide, s-ar putea să formulezi rapid sau să ignori complet contextul în mesajele tale.

De multe ori, aceste scurte mesaje provoacă confuzie, neînțelegere sau pot afecta ușor relația cu un colaborator sau un client.

De aceea, e important să stăpânești digital body language – adică să scrii ca și când cel căruia te adresezi ar fi față în față și ți-ar putea citi limbajul corpului, ți-ar auzi tonul vocii, ți-ar vedea mimica și gestica.

Dacă trimiți doar mesaje scurte, cum ar fi ”OK” sau ”Mâine dimineață la 9.00 să fii în biroul meu” – lipsește conținutul și creezi confuzie în mintea destinatarului.

O abilitate cheie atunci când utilizezi digital body language este să nu confunzi niciodată un mesaj scurt cu un mesaj clar.

• Când trimiți un e-mail către un angajat, de exemplu, care citește doar „Ar trebui să vorbim” – te asigur că nu va dormi toată noaptea, pentru că mesajul are mai multe interpretări.
• Răspunsurile cu un singur cuvânt, cum ar fi ”Bine”, ”Sigur”, ”OK” – pot provoca incertitudine.
• Chiar și scrierea mai multor semne de întrebare în loc de a adresa cu adevărat o întrebare echipei tale nu face informațiile mai clare niciunei părți. Destinatarul ar putea să ajungă la concluzii negative când tu, de fapt, ai putea dori doar să discuți despre o propunere pe care echipa ta ți-a prezentat-o ​​săptămâna trecută.

Dacă ești manager, iată 3 întrebări pe care să ți le adresezi când trimiți un mesaj pe e-mail, pentru a crea o cultură a clarității în echipa ta.

ÎNTREBAREA 1: Am exprimat suficient de clar ce am nevoie?

• Ia-ți un moment pentru a oferi, în câteva cuvinte, câteva detalii și a contura contextul.

ÎNTREBAREA 2: Am inclus persoanele potrivite în e-mailul meu?

• Cu alte cuvinte, este clar de ce acest mesaj este semnificativ pentru persoana sau grupul căruia m-am adresat?
• Pentru tine e ușor să fii laconic în exprimare (pentru că ai totul clar în minte) dar cât timp nu comunici acest lucru și celorlalți,  s-ar putea ca ei să nu înțeleagă ce ar trebui să răspundă.

ÎNTREBAREA 3:  CÂND aștept răspuns și CE răspuns aștept (la CE întrebare / sarcină)?

• Chiar dacă îți ia câteva minute în plus, petrece timpul înțelept, pentru a comunica cu intenția de a fi ultra clar.

Concizia este unul dintre cei 6C ai Comunicării dar, dacă nu e folosită corect, poate provoca destinatarului anxietate inutilă.

Deși un e-mail scurt poate fi convenabil pentru tine, acesta poate avea un impact negativ asupra persoanei care îl primește.

Și poate face ca echipa ta să piardă timpul, interpretând mesajele pe care nici măcar nu le-ai avut în minte, în loc să se concentreze asupra sarcinilor pe care le au în agendă.